PMO (Project Manager Office)

Le PMO (Project Manager Office) est un véritable chef d’orchestre au sein de l’entreprise. Il établit le plan d’un programme et veille à sa réalisation avec l’ensemble des parties prenantes. Son rôle est primordial pour la réussite des objectifs mais il est possible de confier cette tâche à un manager de transition. À quels moments avoir recours à un PMO de transition ? Quelles sont ses compétences pendant cette période transitoire ? Et surtout comment trouver un candidat qualifié rapidement ? Réponses et explications.

Avant-propos : Quelle différence entre la gestion de projet et de programme ?

Pour bien définir les missions d’un PMO (Project Manager Office), il convient de rappeler les différences entre la gestion de projet et de programme.

• Le projet correspond à une période au cours de laquelle des objectifs doivent être atteints. Il a un commencement, un milieu et une fin. C’est le cas pour la création d’un nouveau produit.
• Le programme, en revanche, est une opération sur le long terme, dans laquelle se conduisent plusieurs projets pour un changement sur le long terme.

Ainsi, le programme est constitué de plusieurs projets, le plus souvent interdépendants, pour la réalisation d’un ou de plusieurs objectifs sur le long terme.

La direction coordonnée de chaque projet permet d’obtenir des résultats plus difficiles à atteindre s’ils étaient gérés individuellement. Le management des programmes est éminemment stratégique.

Quelles sont les missions d’un PMO (Project Manager Office), de transition ?

Le Project Manager Office, en charge du management du programme est un responsable de haut niveau. Il met en place et conduit plusieurs opérations dans des domaines qui concernent aussi bien la finance que la formation, la méthode agile ou encore le digital.

C’est un véritable chef d’orchestre !

La gouvernance du programme

En tant que responsable du programme, le PMO définit la structure de gouvernance du programme. À savoir les processus pour mener à bien la mission, ainsi que les contrôles à opérer pour veiller à sa bonne réalisation.

Cette phase est particulièrement importante : sans gouvernance claire, le programme peut à tout moment se trouver en difficulté et ne pas atteindre les objectifs visés.

La direction du programme

Ce haut responsable est le référent pour l’ensemble des parties prenantes. Il doit faire le lien entre les équipes en charge des projets et mettre en relation les ressources appropriées.

Il a la charge de l’animation et de l’avancée du programme et doit dans ce cadre accomplir des tâches de direction :

• Organiser les réunions de planifications ;
• Accompagner les chefs de chaque projet ;
• Examiner et valider les plans des projets ;
• Veiller à ce que les services communiquent efficacement entre eux.

Pour mieux appréhender et définir sa stratégie de communication auprès de tous les participants, le project manager peut établir une analyse des parties prenantes. Ce document permet de réaliser le suivi de toutes les parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes à l’organisation. Des dysfonctionnements dans la communication ou la transmission des informations peuvent apparaître à la suite de cette analyse. Le PMO effectue alors des actions correctives pour que le programme suive son cours.

L’administration financière

En lien avec le directeur financier, le directeur du programme gère et contrôle les dépenses liées à l’avancée du programme. Il s’assure que les budgets sont respectés, dans les délais qui ont été prévus.

Dans le cadre de cette administration financière, l’analyse des coûts et la gestion des risques font partie des contrôles réguliers effectués par le PMO. Il reporte régulièrement ces questions budgétaires au directeur financier.

La planification du programme

Il est le « maître des horloges » du programme : le PMO décrit dans le plan de programme la stratégie globale pour la mise en œuvre de chaque projet. Ce document itératif comporte :

• Les objectifs du programme ;
• L’analyse de la rentabilité du programme ;
• Toutes les opérations permettant la réalisation du programme ;
• Les parties prenantes et leurs actions (livrables, délais, etc.).

L’exécution du programme

C’est dans l’exécution même du programme que le project manager montre tout son savoir-faire et ses compétences. En effet, il doit au quotidien :

• Veiller à l’approvisionnement des besoins des différents services ;
• Gérer les risques ;
• Suivre les projets et assurer la formation des parties prenantes, si nécessaire ;
• S’assurer du suivi du budget.

Pour mener à bien sa mission, le PMO a mis en place des outils et des documents qui permettent à toutes les parties prenantes de suivre facilement la progression et la stratégie du programme.

• Charte du directeur de programme ;
• Plan de gouvernance du programme ;
• Plan de communication du programme ;
• Analyse des parties prenantes ;
• Plan du programme ;
• Système de suivi des problèmes.

Quand avoir recours à un PMO de transition ?

Le management de transition répond à différentes situations. Il s’agit généralement d’apporter une valeur ajoutée ou un savoir-faire qui n’existe pas en interne, dans le cadre d’un projet de transformation important pour la société.

C’est souvent le cas pour la transition numérique de l’entreprise ou la mise en place de la méthode agile. Cela peut concerner d’autres situations, comme la vacance du poste.

La prise de relais du PMO pour une période transitoire

Le directeur ou la directrice des ressources humaines peut avoir recours au management de transition dans le cas de la vacance du poste de PMO. Il peut s’agir de plusieurs cas :

• La démission du responsable des programmes ;
• Un arrêt maladie non prévu ;
• Le temps nécessaire pour recruter un nouveau responsable ;

Le pilotage d’un programme de transformation

Malgré de nombreuses compétences en interne, certaines transformations, comme la prise en charge des données numériques des clients, nécessitent le recours à un manager de transition. Il apporte ses connaissances et mobilise les services pour la réussite de la transformation. Cela concerne par exemple :

• La mise en œuvre d’une nouvelle organisation interne ;
• Le développement de nouvelles activités ou de technologies innovantes, comme la numérisation ;
• Le lancement d’un projet de fusion-acquisition ;

Qu’est-ce qu’un PMO de transition compétent ?

Expérience, travail en équipe, accompagnement de chaque service, conseil auprès de directeur : le manager de transition doit réussir une mission avec des objectifs quantifiés. Cela implique (beaucoup) de connaissances de l’organisation et du fonctionnement des entreprises.

Le profil d’un manager de transition : directeur de programme

Le manager de transition est un professionnel reconnu et qui présente une expérience significative dans son secteur. Il connaît tous les arcanes de la planification, mais aussi de la gouvernance du projet avec les responsables de l’entreprise. Son expertise lui permet de gérer les problématiques complexes et variées du projet.

Les compétences d’un PMO de transition

Le manager de transition est indéniablement un leader, qui sait s’entourer de professionnels compétents. Il doit en effet mobiliser autour de lui des équipes dans des domaines différents pour atteindre un objectif commun. Son expérience lui permet de coacher, de former et de mobiliser différents membres de l’entreprise pour qu’ils réussissent ensemble leur mission.

Mais ce n’est pas suffisant ! Le manager de transition doit aussi avoir une parfaite maîtrise des métiers concernés et des processus à mettre en œuvre.

Comment trouver un PMO de transition ?

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